Format Laporan Bulanan Satpam

Laporan bulanan satpam secara sederhana terdiri atas judul laporan, tanggal laporan, jenis kegiatan, waktu pelaksanaan kegiatan, dan jumlah personel yang bertugas. Selain laporan bulanan, terdapat juga laporan harian dan laporan mingguan yang dikoordinir oleh seorang komando.

Bukti Pertanggungjawaban

Laporan kegiatan yang disusun, baik itu laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan satpam, maupun laporan insidental dapat dipergunakan sebagai bukti pelaksanaan. Oleh karena itu, penyusunan dan isi laporan harus dapat dipertanggungjawabkan. 

Laporan insidental yang dimaksud dapat berupa laporan serah terima barang, laporan kehilangan, laporan pergantian shift dan satpam yang bertugas, serta laporan pergantian personel akibat pengunduran diri maupun pemutusan kerja. Laporan dibuat dan disusun serta disahkan oleh atasan maupun komandan yang dipilih.

Format Laporan

Format laporan satpam dapat mengikuti beberapa pedoman umum berikut :

1. Pendahuluan

Di dalam pendahuluan perlu disebutkan :

• Latar belakang
• Dasar pelaksanaan kegiatan
• Maksud dan Tujuan
• Sasaran kegiatan
• Waktu pelaksanaan kegiatan

2. Pelaksanaan Kegiatan

Di dalam bab pelaksanaan perlu disebutkan tentang :  

• Personel yang terlibat
  Termasuk di dalamnya pembagian tugas seperti komandan regu maupun anggota. 
• Pembagian shift dan sistem kerja
  Di dalam pembagian shift perlu dijelaskan berapa durasi yang diperlukan untuk masing – masing shift. Sementara dalam sistem kerja dijelaskan peran dan tanggung jawab masing – masing personel serta alokasi shift dan pos penempatan personel terkait.
• Peralatan yang diperlukan untuk pengamanan
  Peralatan yang diperlukan bisa berupa atribut, seragam, sepatu, rompi, helm, pentungan, talikur, peluit, tenda, tameng, serta peralatan lain yang diperlukan untuk menjaga keamanan lingkungan.
  Peralatan tersebut disusun sebagai inventaris dan dihitung setiap jumlah yang dipergunakan maupun yang disimpan sebagai cadangan.
• Pelaksanaan kegiatan
  Pelaksanaan kegiatan mendeskripsikan susunan kegiatan mulai dari awal hingga akhir. Dokumentasi kegiatan sebaiknya disertakan sebagai bukti.
  Di dalam sub- bab ini juga perlu dituliskan apabila terjadi kejadian yang tidak terduga, seprti kecelakaan, kehilangan, maupun huru – hara. Perlu juga disebutkan kerugian yang diderita akibat kejadian seperti kerusakan, personel yang terluka, maupun warga yang terdampak.

3. Kesimpulan

Kesimpulan merangkum seluruh rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan. Dalam bab ini dapat pula disampaikan kritik terkait penyelenggaraan dan saran untuk penyelenggaraan selanjutnya.

4. Lampiran

Dokumen yang dilampirkan berupa foto – foto yang tidak dapat dimasukkan dalam badan laporan, daftar personel secara lengkap (resume), serta surat – menyurat yang dilakukan apabila ada.

Format di atas merupakan format umum untuk pelaporan. Terdapat pula format – format lain yang biasanya menyesuaikan dengan format yang dimiliki perusahaan maupun badan usaha dimana satpam bertugas. Selain itu, format laporan dapat menjadi sangat spesifik. Sehingga format laporan kehilangan maupun laporan serah terima dapat sangat berbeda dengan format laporan bulanan satpam.